Guide de l'employeur - 2

2. les formalités administratives.

 

L'immatriculation de l'employeur.

Cette immatriculation est demandée à l'URSSAF (au plus tard dans les huit jours qui suivent l'embauche du salarié).

Il vous sera alors attribué par l'INSEE des références  d'identification :

    - le numéro d'entreprise (SIRENE)
    - le numéro  d'établissement (SIRET)
    - le code NAF (Nomenclature d'activité française). ce code permet la codification de l'activité principale exercée (APE).

Dans le cadre du dispositif " nouveaux services emplois jeunes ", votre numéro de SIRET et votre code APE vous seront demandés, par conséquent vous devrez effectuer la demande d'immatriculation préalablement au dépôt du projet à la direction départementale du travail.

 

La déclaration unique d'embauche (DUE).

Cette déclaration est obligatoire et à établir sur un formulaire unique à adresser à l'URSSAF dans les 8 jours précédents l'embauche.

Cette déclaration rassemble en une formalité :

    - la déclaration préalable à l'embauche pour l'URSSAF
    - la demande d'immatriculation au régime général de la Sécurité Sociale destinée à la CRAM, à la CPAM et à l'INSEE
    - la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage destiné aux ASSEDICS
    - la demande d'adhésion au centre de médecine du travail compétent, en vue de la visite médicale obligatoire.

 

L'immatriculation du personnel.

Si le salarié est déjà immatriculé à la Sécurité sociale, il n'y a aucune formalité à accomplir.

Si le salarié n'est pas immatriculé, l'association doit effectuer un déclaration d'immatriculation à la CPAM.

Dans le cadre du dispositif " nouveaux services emplois jeunes ", les mêmes obligations s'appliquent à l'embauche du jeune.

 

Le contrat de travail.

Différents contrats de travail existent notamment :

    - le contrat à durée déterminé (CDD)
    - le contrat à durée indéterminée (CDI)

Si un contrat n'est pas écrit et co-signé par les deux parties, il est réputé à durée indéterminée.

Attention, l'indemnité de fin de CDD est fixée à 6% de la rémunération brute et est donc à prévoir dans le budget de toute association.

Le contrat de travail doit contenir au minimum :

    - la définition précise de son objet
    - la désignation du poste de travail ou de l'emploi occupé
    - le montant de la rémunération
    - la durée de la période d'essai la date d'échéance du terme du contrat si le contrat est à terme certain
    - la référence, s'il y a lieu, à une convention collective

Dans le cadre du dispositif " nouveaux services emplois jeunes ", les deux types de contrat peuvent être signés (CDD ou CDI).

( Annexe 1 : Modèle type de contrat de travail, source DDTEFP 84)

 

La médecine du travail.

Les salariés de l'association sont soumis obligatoirement à un suivi par la médecine du travail :

    - lors de l'embauche
    - et au moins une fois par an (et à toute demande d'un salarié).

Les frais liés à ce suivi incombent à l'association.

 

Le registre unique du personnel
(Réf : Code du travail, Art L 620.3, R 620.3).

Ce registre obligatoire doit être accessible aux délégués du personnel et aux inspecteurs du travail.

Doivent y figurer par ordre d'embauche :

    - le nom et prénom des salariés
    - leur nationalité, leur date de naissance, leur sexe, leur emploi et leur qualification
    - les dates d'embauches et de démission/licenciement.

 

Le registre des observations et mises en œuvre
(Réf :Code du travail Art L6204).

Ce registre est laissé à la disposition de l'inspecteur du travail qui y note ses observations lors des contrôles.

Ce livre doit être conservé 5 ans.

 

Le registre médical
(Code du travail Art R 241-57).

Ce registre regroupe l'ensemble des informations concernant les salariés transmises par la médecine du travail.

Le dossier médical des salariés est constitué lors de la visite d'embauche et complété au fur et à mesure des visites annuelles ultérieures.

 

Le registre des délégués du personnel
(Code du travail Art L 424-5).

Il regroupe les notes adressées par le délégué du personnel à l'employeur et les réponses de celui-ci.

Ce registre est tenu à disposition des salariés et de l'inspecteur du travail.

 

Le bulletin de paie et le livre de paie (ou paie informatisée et conservation des bulletins de paie).

Tout employeur a pour obligation de consigner les mentions portées sur les bulletins de paie sur le livre de paie ou informatique (loi du 13 janv. 89).

L'employeur doit par ailleurs conserver pendant une durée supérieure à 5 ans au moins un double des bulletins de paie (Loi du 2 juillet 98).

( Annexe 2 : Modèle de bulletin de paie)

 

L'état des charges.

Un état des charges doit être joint à tout paiement de celles-ci, il s'agit du bordereau récapitulatif des cotisations (BRC)
Ce document est à demander et à renvoyer à l'URSSAF)

Le versement des cotisations sociales par l'employeur a lieu :

    - tous les trimestres pour les associations de moins de 9 salariés ; les cotisations dues sont alors versées dans les 15 jours du trimestre suivant
    - tous les mois si l'association emploie plus de 9 salariés ; le versement a alors lieu le 5 ou le 15 du mois civil suivant celui du paiement des salaires

Dans les deux cas, un deuxième exemplaire du Bordereau est conservé au siège de l'association

 ( Annexe 3 : Modèle de bordereau récapitulatif des cotisations, source URSSAF)

 

La déclaration annuelle des données sociales (DADS).

L'employeur est tenu avant le 1er Février de chaque année de remplir dûment l'imprimé DADS I (commun aux impôts et à la sécurité sociale); cette déclaration précise les sommes perçues par chaque salarié au cours de l'année civile écoulée.  La DADS I doit être envoyée à l'URSSAF.

 

La taxe sur les salaires.

Si l'association est non assujettie ou partiellement assujettie à la TVA, elle est redevable de cette taxe. Cette taxe est calculée sur les salaires versés et l'ensemble des avantages en marché (imprimé n° 2501 au centre des impôts).

Si l'association est soumise à la TVA pour au moins 90% de son chiffre d'affaire, elle en est dispensée.

Les salaires versés dans le cadre du dispositif " nouveaux services emplois jeunes " ne sont pas soumis à la taxe sur les salaires.

 

Les assurances.

L'assurance prise par une association couvre uniquement la responsabilité civile. Elle est obligatoire pour les associations sportives (Loi du 16 Juillet 1984) et est vivement conseillée pour les autres.

Les  assurances  doivent garantir la responsabilité civile de l'association, de ses dirigeants, de ses salariés, des adhérents, ainsi que du matériel qui lui appartient ou dont elles ont la garde.

Annexe 4 : Tableau aide mémoire : risques et assurances.

( Source Centre de documentation et d'information de l'assurance).